13 Dokumen Penting untuk Persiapan Ekspor (Panduan Lengkap)

Dokumen ekspor menjadi hal yang tidak terlepas dari adanya kegiatan ekspor itu sendiri. Perlu Anda ketahui, kegiatan ekspor secara langsung dengan importir bukanlah hal yang mudah. Salah satu tantangan yang harus dilalui pelaku bisnis yaitu kelengkapan dokumennya.

Dokumen ekspor memiliki peran penting dalam kegiatan ekspor. Sebab, kegiatan ekspor berhubungan dengan antar negara yang memiliki regulasi dan peraturan berbeda-beda.

Terlebih bila kegiatan ekspor ini memiliki risiko yang tinggi sehingga dibutuhkan berbagai dokumen sebagai pendukung yang nantinya akan diperiksa dan bahkan menjadi jaminan.

Demi mempermudah kegiatan ekspor, Anda harus menyiapkan dokumen-dokumen terkait. Kira-kira apa saja?

Pentingnya Keberadaan Dokumen Ekspor

Terdapat 3 peran penting dari dokumen ekspor yang perlu Anda ketahui. Ketiga peran penting tersebut antara lain:

A. Kepentingan Komersial

Kegiatan ekspor pasti berkaitan dengan transaksi antara penjual dan pembeli. Karena transaksi ini dilakukan antar negara, maka kontrak jual-beli memiliki isi yang berbeda sesuai dengan masing-masing regulasi yang sudah ditentukan.

Dengan menyertakan dokumen atau berkas sesuai dengan peraturan yang berlaku, maka proses kegiatan ekspor barang pun bisa berjalan dengan lancar tanpa hambatan.

Baca juga: Ini Ketentuan Ekspor Kopi dan 10 Negara Terbanyak Ekspor Kopi RI

B. Syarat Mengikuti Hukum dan Peraturan

Indonesia memiliki peraturan dan badan hukum sendiri mengenai kegiatan ekspor-impor. Negara-negara lain pun juga memiliki peraturan dalam mengontrol dan mengawasi kegiatan ekspor maupun impor agar sesuai dengan peraturan.

Dengan menyiapkan berkas-berkas sesuai dengan peraturan yang berlaku, maka kegiatan ekspor yang Anda lakukan dianggap legal atau sesuai dengan hukum yang berlaku.

C. Sebagai Perlindungan

Setiap bisnis memiliki resiko masing-masing, termasuk bisnis ekspor. Karena transaksi melibatkan negara yang berbeda, maka Anda sangat membutuhkan kehadiran pemerintah untuk membantu menyelesaikan masalah yang terjadi.

Anda bisa meminta bantuan atau perlindungan hukum jika memiliki dokumen atau berkas tentang bisnis ekspor yang lengkap.

6 Jenis Dokumen Utama untuk Kegiatan Ekspor

Dokumen utama merupakan dokumen atau berkas yang keberadaannya wajib Anda persiapkan sebelum melakukan kegiatan ekspor. Secara umum, terdapat 6 jenis dokumen utama untuk kegiatan ekspor yang perlu Anda ketahui, antara lain:

1. Faktur atau Invoice

Dokumen ekspor pertama adalah faktur atau invoice. Fungsi dari invoice ini adalah sebagai bukti transaksi. Pihak yang memiliki wewenang untuk membuat invoice ini adalah eksportir.

Pembuatan invoice harus memenuhi beberapa elemen penting, seperti nomor, tanggal pembuatan invoice, nama barang, harga per unit, total harga, nama dan alamat eksportir, nama dan alamat importir, serta rekening pembayaran.

Terdapat 3 jenis invoice dalam ekspor yang perlu Anda ketahui, di antaranya:

• Proforma Invoice

Invoice ini berfungsi untuk pesanan yang paling sering mendapat permintaan dari pihak importir. Dengan adanya proforma invoice ini, maka Anda sebagai pihak eksportir bisa mendapatkan izin impor dari negara tujuan. Di dalam invoice ini juga akan ada kontrak yang disepakati bersama.

• Commercial Invoice

Kedua ada commercial invoice yang berfungsi sebagai surat permintaan pembayaran setelah eksportir selesai memproduksi atau menyiapkan barang pesanan.

• Consular Invoice

Jenis invoice satu ini dikeluarkan oleh pihak kedutaan atau konsulat. Tujuannya untuk memeriksa harga jual dengan harga pasar yang sudah berlaku, sehingga meminimalisir terjadinya dumping.

Baca juga: Ini Dia Persyaratan Mengirim Tanaman dari Indonesia Keluar Negeri

2. Packing List

Dokumen ekspor ini berisi spesifikasi barang ekspor sesuai dengan invoice. Fungsi dari packing list yaitu memudahkan untuk mengetahui jenis atau isi barang di dalam box kontainer jika ada pemeriksaan.

3. Bill of Lading (B/L)

Bill of Lading atau B/L adalah bukti pengiriman barang. Bisa dikatakan ini merupakan tanda terima yang dibuat oleh pihak Shipping Company untuk eksportir. B/L juga bisa Anda gunakan sebagai bukti kepemilikan barang.

4. Polis Asuransi

Ini merupakan bukti penanggungan dari pihak asuransi untuk menjamin keselamatan dan keamanan barang yang Anda kirim. Dokumen ekspor ini akan membantu meminimalisir kerugian, baik Anda atau pihak importir.

5. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

Kelima ada Pemberitahuan Ekspor Barang atau PEB. Seperti namanya, ini merupakan surat pemberitahuan yang ditujukan kepada kantor Bea dan Cukai sebelum proses pengiriman barang.

Berikut beberapa prosedur yang harus Anda lalui untuk mengurus PEB:

• Memberitahukan barang yang akan Anda ekspor ke kantor Bea Cukai. Kemudian, mengisi formulir PEB, seperti nama dan alamat Anda, nama dan alamat pihak importir, pelabuhan asal, pelabuhan tujuan, nilai invoice, dan HS Code barang.
• Mendaftarkan PEB dengan menyertai Nomor Induk Perusahaan (NIPER), invoice, packing list, bukti pembayaran PNBP (Pendapatan Negara Bukan Pajak), dan bukti pembayaran Bea Keluar.
• Jika barang ekspor milik Anda dikenai pajak ekspor, maka Anda harus melunasi pajak tersebut.
• Surat PEB akan diproses maksimal 7 hari jam kerja. Jadi, pastikan Anda mengurus PEB jauh-jauh hari, agar kegiatan ekspor tidak tertunda.

Baca juga: Apa itu Pemberitahuan Ekspor Barang dan Bagaimana Cara Mengurusnya

6. Shipping Instruction (SI)

Dokumen terakhir adalah Shipping Instruction (SI). Dokumen ekspor ini bertujuan untuk memesan container dan ruang di dalam kapal atau pesawat. Nantinya, Shipping Instruction diberikan kepada shipping company atau forwarder.

Dokumen Tambahan untuk Kegiatan Ekspor

Selain dokumen utama, Anda juga harus menyiapkan beberapa dokumen tambahan sebagai pendukung kegiatan ekspor barang. Berikut beberapa jenis dokumen tambahan untuk kegiatan ekspor yang perlu Anda ketahui:

A. Certificate of Origin (COO)

Pertama, ada Certificate of Origin (COO) atau juga dikenal dengan istilah Surat Keterangan Asal (SKA). Menyertakan SKA dalam ekspor bertujuan untuk menginformasikan bahwa barang tersebut berasal dari Indonesia.

B. Certificate of Analysis (COA)

Dokumen pendukung berikutnya ada Certificate of Analysis (COA) yang berisi hasil analisis produk atau barang yang akan Anda ekspor. Ini merupakan standar wajib dari regulasi atau peraturan pemerintah negara tujuan. Biasanya produk-produk yang membutuhkan COA adalah produk hasil kimia atau hasil pertanian.

C. Sertifikat Fitosanitari

Sertifikat fitosanitari atau phytosanitary certificate adalah dokumen pelengkap untuk produk seperti rempah-rempah, buah segar, ikan, daging dan produk pangan lainnya. Dengan adanya sertifikat fitosanitari, artinya produk tersebut sudah bebas dari kuman, seperti jamur dan bakteri. Sehingga layak untuk dikonsumsi.

D. Sertifikat Fumigasi

Keempat ada sertifikat fumigasi atau fumigation certificate. Sertifikat ini bertujuan untuk menjelaskan bahwa produk ekspor telah lulus fumigasi sesuai dengan standar. Proses fumigasi berfungsi untuk menjaga keamanan barang dari serangan hama dan rayap selama proses pengiriman.

Baca juga: Inilah Fungsi dan Pentingnya Fumigasi pada Kegiatan Ekspor Impor

E. Sertifikat Veteriner

Sertifikat veteriner juga menjadi dokumen ekspor yang bersifat pendukung saat kegiatan ekspor. Hal ini bertujuan untuk memberikan jaminan keamanan pangan dan non-pangan yang berasal dari hewan.

F. Keterangan Timbangan

Seperti namanya, dokumen ini berisikan seputar rincian berat barang yang akan Anda kirim. Rincian berat barang dalam keterangan timbangan ini harus sesuai dengan keterangan yang ada di dalam invoice.

G. Daftar Ukuran

Daftar ukuran atau measurement list berisikan tentang ukuran atau takaran dari masing-masing barang. Contohnya, panjang, lebar, tebal, diameter, serta volume barang tersebut. Daftar ukuran harus sesuai dengan L/C, supaya proses perhitungan biaya pengiriman tepat.

Siap Melakukan Ekspor Bersama Star Express Indonesia!

Kegiatan ekspor memang tidak semudah mengirim barang antar kota. Anda perlu menyiapkan beberapa dokumen ekspor, baik dokumen utama atau dokumen pendukung.

Supaya proses ekspor berjalan lancar, Anda juga harus memilih jasa ekspor yang tepat seperti Star Express Indonesia. Tunggu apalagi? Yuk, percayakan kegiatan ekspor Anda hanya kepada Star Express Indonesia, hubungi kontak Star Express sekarang juga!